Política de Tratamiento de Información y Datos Personales de Industrias Cascabelo S.A.S. y Academia Virtual Cascabelo

1. OBJETIVOS:

La presente Política de Tratamiento de Información y Datos Personales pretende establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos que los titulares autorizan entregar a Industrias Cascabelo S.A.S. y a su Academia Virtual a través de su sitio web www.cascabelo.com y www.academiavirtual.cascabelo.com; así como también en su plataforma de aula virtual. El Portal fue creado como mecanismo alternativo para ofrecer información general de los productos y servicios ofrecidos por la Empresa y nuestra oferta educativa, formulario de contacto y el ingreso a nuestra plataforma de aula virtual. Y que serán tratados por Industrias Cascabelo S.A.S. con domicilio en Bogotá DC Colombia y quien de aquí en adelante es el responsable del tratamiento. En cumplimiento de las disposiciones de carácter constitucional contenidas en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y de carácter legal en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

 

2. ALCANCE:

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de Industrias Cascabelo S.A.S. También autorizan entregar a Industrias Cascabelo S.A.S. y a su Academia Virtual a través de su sitio web www.cascabelo.com y www.academiavirtual.cascabelo.com o cualquiera de sus subdominios o sub paginas. Y para aquella que haya sido recolectada a través de su plataforma de aula virtual. Así como también para aquellas personas que trabajan para la institución en el área administrativa y en lo sucesivo las que se vayan sumando a la misma incluyendo a los colaboradores, proveedores y profesores. Quienes también están obligadas a observar y respetar la presente política guardando la confidencialidad del caso.

 

3. OBLIGACIONES:

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para Industrias Cascabelo S.A.S. como administrador del sitio web www.cascabelo.com y www.academiavirtual.cascabelo.com. y como propietario de la plataforma de aula virtual. También para los Empleados, socios de la Empresa y profesores, tutores y docentes.

 

4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

El responsable del tratamiento es Industrias Cascabelo S.A.S. identificada con NIT: 901332723-1 Domicilio o dirección: Carrera 52 N° 18- 45 Sur Bogotá DC Colombia –en adelante «la Empresa»- expide la siguiente Política de Tratamiento de Información y Datos Personales –en adelante «PTDP». El sitio web www.cascabelo.com y www.academiavirtual.cascabelo.com –de ahora en adelante, «el Portal»- y la plataforma de aula virtual –en adelante «la Plataforma»-. Las personas que completan el proceso de inscripción y registro en la Plataforma – en adelante «los Alumnos» y para quienes otorgan su consentimiento para tratar el dato como docentes, tutores y/o instructores, proveedores y contratistas. Con el fin de garantizar la protección de su dato personal en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y demás normas relacionadas con el derecho fundamental del Habeas Data.

 

5. DEFINICIONES:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de estos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Se refiere a cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Transferencia: La trasferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a sus vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro y fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

 

Alumno: Persona natural que adelanta estudios en alguno de los cursos ofrecidos y otros servicios de formación y capacitación en el marco de formación para el trabajo y desarrollo humano, atendiendo la clasificación contenida en el Reglamento Estudiantil.

 

Egresado: Persona que culmina el programa académico o curso para el cual se matriculó, se denomina «egresado no graduado», para efectos del ejercicio de los derechos compatibles con sus estatutos y el cumplimiento de los deberes relativos a los alumnos, hasta que se obtenga el título correspondiente, hasta por tres (3) años.

Graduado: Persona natural que previa culminación del programa académico o curso y en cumplimiento de los requisitos de ley y los exigidos por la respectiva plataforma de educación, recibe el certificado de participación y aprobación de la acción de formación.

Estudiante o alumno en la modalidad de articulador: Se entiende que es un estudiante menor de edad perteneciente a otra institución educativa pública o privada que cursa algún grado de educación básica secundaria (6° a 11°) y en virtud del convenio entre ellas, la plataforma le imparte la educación en las carreras que el estudiante elija.

Colaborador: Persona natural que en virtud de un contrato de trabajo o de cualquier otra naturaleza, se obliga a prestar un servicio personal a La academia Virtual Cascabelo como contraprestación del pago de un valor pactado.

 

Excolaborador: Persona natural que estuvo vinculada civil, comercial y/o laboralmente con La academia Virtual Cascabelo.

Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto o servicio. Es proveedor de servicios es toda Persona Natural o Jurídica que por la naturaleza de su actividad económica y comercial y por el cumplimiento de los requisitos exigidos por la empresa puede considerarse su inclusión en el Registro de Proveedores.

Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales.

Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes.

6. TRATAMIENTO Y FINALIDAD:

El Tratamiento que realizará el responsable será la recolección, almacenamiento, procesamiento, uso, circulación, actualización o supresión del dato del Titular. Realizada mediante el diligenciamiento de formatos, contratos, vía telefónica, correo electrónico o con la entrega de documentos (hojas de vida, anexos), y tendrán las siguientes finalidades:

• Finalidad del tratamiento de los datos personales de los alumnos:

• Identificar, recopilar y registrar a los prospectos de estudiantes, inscritos, estudiantes admitidos, matriculados, ausentes, desertores, egresados y graduados con el fin de que se pueda prestar sus servicios de educación en el marco de formación para el trabajo y desarrollo humano.
• Mantener actualizada la información de estudiantes para contactarlos e identificar las necesidades de formación y capacitación.
• Realizar informes internos y llevar control de pagos para el proceso de matrícula, análisis de información, búsqueda de tendencias en los servicios, generar estadísticas, obtener indicadores de programas, generar información institucional para los procesos de acreditación, generar reportes a entidades externas y requerimientos internos de información.
• Generar informes estadísticos, la fidelización y seguimiento (ofrecer educación continua y post gradual), realización de informes y la participación en eventos tales como: visitas de pares académicos, encuentros de graduados actividades de voluntariado, entre otros.
• Efectuar labores de mercadeo y servicio al usuario.
• Elaborar reportes al Ministerio de Educación y/o Secretaria de Educación Distrital de Educación, ICFES, entidades públicas competentes de cualquier orden y entes de control de conformidad con lo dispuesto en la normatividad colombiana.
• Conservar registros históricos de la participación.
• Dar cumplimiento a las leyes colombianas.
• Acceder, consultar, validar o corroborar la información que repose o esté contenido en bases de datos, ficheros o archivos de otros centros educativos, empresas, o cualquier entidad pública o privada ya sea nacional, internacional o extranjera.
• Suministrar, compartir, enviar o entregar los datos personales a sus empresas filiales, subsidiarias o vinculadas a Industrias Cascabelo ubicadas en Colombia o cualquier otro país.
• Registrar el comportamiento académico y disciplinario del estudiante como calificaciones, promedio académico, sanciones académicas, becas, ausentismo, donaciones etc.
• Difusión de las novedades y noticias asociadas al Portal y a la Academia a través de medios electrónicos- SMS o chat, etc.
• Para mantener informado y/o enviar al estudiante sus calificaciones, certificaciones, etc.

 

• Finalidad del tratamiento de los datos personales de los colaboradores, contratistas (profesores/formadores/instructores) o proveedores.

• Para aquellas obligaciones legales que surjan de la relación laboral o cualquiera que sea su modalidad.
• Para notificar o comunicar decisiones de carácter administrativo, asignación o disminución de carga académica, asignación o cambio de horario de clases.
• Campañas de posicionamiento de marca, campañas de marketing tradicional o digital, publicaciones en redes sociales.
• Difusión de las novedades y noticias asociadas al sitio web y a la academia a través de medios electrónicos- SMS o chat, etc.
• Para solicitar de los proveedores cotizaciones, órdenes de compra u otra información relacionada con productos y servicios.

 

• Finalidad del tratamiento de los datos personales de los donantes y aliados.

• Para canalizar oportunidades de cooperación y/o donaciones, trabajos conjuntos, proyectos e informes y crowfounding.
• Realizar videos y publicaciones promocionales los cuales incluyen el uso de su imagen para ser difundidos por canales tradicionales o digitales.
• Envío de correos para el desarrollo de campañas institucionales, invitación a eventos de la institución o información relevante.
• Dar respuesta a requerimientos de autoridades competentes en ejercicio de sus funciones.
• Difusión de las novedades y noticias asociadas al sitio web y a la academia a través de medios electrónicos- SMS o chat, etc.

 

• Finalidad del tratamiento de los datos personales capturados por sistema de video vigilancia en las instalaciones u otros sistemas de control de acceso.

• Control de acceso y salida de las personas en general que acuden a la sede de la Empresa.
• Registro fílmico para documentar posibles conductas delictivas o que atenten contra la integridad física o mental de las personas, bienes muebles o inmuebles propiedad de la Empresa.
• Entrega de evidencia fílmica o digital de cualquier índole a las autoridades de policía o de investigación en el evento de ocurra alguna conducta delictiva o querellable siempre y cuando medie orden judicial. O al titular del dato cuando éste sea la víctima.

 

• Otras finalidades del tratamiento.

• Realizar invitaciones a eventos, mejorar los servicios u ofertar nuevos, y todas aquellas actividades asociadas a la relación comercial o vínculo existente o aquel que llegare a tener.
• Gestionar solicitudes o consultas de los estudiantes (solicitudes, quejas, reclamos).
• Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios que se ofrecen.
• Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y/o red de distribución y telemercadeo a través de medios electrónicos- SMS o chat, etc.
• Difusión de las novedades y noticias asociadas al sitio web y a la academia a través de medios electrónicos- SMS o chat, etc.
• Ofrecer servicios y/o beneficios que busquen satisfacer las necesidades de los Titulares o los productos y servicios de la Empresa a través de medios electrónicos- SMS o chat, etc.
• Transmitir datos personales fuera del país a terceros con los cuales el responsable del Tratamiento haya suscrito contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregarla para el cumplimiento del objeto contractual.

Entregar información a entidades de orden nacional, departamental o distrital por exigencia legal.

 

7. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

El responsable a través de su formulario de contacto no recauda datos sensibles. Pero puede suceder que se llegue a recolectar algún dato relacionado con su origen racial o étnico, organizaciones sociales o derechos humanos relacionados con víctimas del conflicto, imagen o dato biométrico que por ley pueda ser catalogado como sensible. En igual sentido, cuando se adquiere la categoría de estudiante en la modalidad de articulador se entiende que es un estudiante menor de edad perteneciente a grados de educación básica secundaria (6° a 11°). En cuyo caso, Industrias Cascabelo será Encargado del tratamiento. Corresponde entonces a la institución educativa a la que pertenece dicho estudiante ser el responsable del tratamiento. En todo caso la Empresa como Responsable o Encargado del tratamiento respeta el interés superior de los adolescentes y asegura el respeto de sus derechos fundamentales.  El tratamiento del dato sensible se realiza bajo la excepción contenida en el literal a) del artículo 6 de la Ley 1581/12. El responsable garantizará la anonimidad del estudiante frente a otras personas sobre las cuales también se realice tratamiento del dato.

 

En el caso de adolescentes (niños o niñas entre 12 y 18 años) interesados en los programas de formación, cursos, etc. de la Academia, se podrá obtener autorización directa de los mismos para brindarles la información pertinente que requieran. Lo anterior se efectuará teniendo en cuenta el concepto No. 16-260406 del 9 de diciembre de 2016 de la Superintendencia de Industria y Comercio según el cual cuando se realice tratamiento de datos personales de adolescentes por parte de instituciones educativas «a fin de brindarles información sobre los programas que ofrece, y en general información que tenga como finalidad garantizar el derecho a la educación de los adolescentes, es posible que la autorización previa sea otorgada directamente por el estudiante» (… «Para el tratamiento de los datos de contacto de los adolescentes (12 a 18 años) por parte de las instituciones educativas y exclusivamente con la finalidad  de brindarles información sobre sus programas, es posible que la autorización previa y expresa sea otorgada directamente por el adolescente».

8. DERECHOS DEL TITULAR
9. a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer también, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
10. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Empresa para el tratamiento de sus datos personales.
11. c) Ser informado del uso y tratamiento dado a sus datos personales, previa solicitud elevada a través de los medios de comunicación dispuestos por la Empresa.
12. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
13. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de uno a más datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento de los datos se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
14. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
15. ATENCIÓN PQR

El Responsable Industrias Cascabelo S.A.S. es quien tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares del dato para hacer efectivo su ejercicio del derecho de habeas data. El canal habilitado por la Empresa para atender las solicitudes, quejas o reclamos relacionados con el habeas data es la cuenta de correo electrónico habeasdata@cascabelo.com de lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm Hora Colombia.

10. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER HABEAS DATA

El Titular que considere que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley y demás normas que la desarrollan podrá presentar un reclamo que será tramitado bajo las siguientes reglas:

Contenido:

• Identificación del titular del dato.
• Descripción precisa de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Datos de notificación, dirección física y/o electrónica.
• Los demás documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información solicitada se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que, quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El reclamo será atendido en quince (15) días hábiles como máximo contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuere posible atender el reclamo dentro del término establecido el responsable informará al solicitante los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo el cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

También se le informa al Titular a quien se le niegue total o parcialmente el ejercicio de su derecho que podrá poner en conocimiento de su situación a la autoridad competente en Protección de Datos- Delegatura de Protección de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio.   

11. MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADAS AL TRATAMIENTO

La Empresa protege la información mediante varios mecanismos entre otros los siguientes:

• Creación de contraseñas seguras.
• Desactivación de puertos USB de los equipos de cómputo.
• Administración de usuarios del sistema con o sin privilegios de acceso.
• Administración de cuentas de correo electrónico.
• Control de acceso perimetral.

 

12. VIGENCIA

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta PTDP. Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información o medie solicitud de supresión del dato sus datos serán eliminados de nuestra base de datos.

 

Dada en Bogotá DC – Colombia y rige desde el 20 de julio de 2020.